Hur ser vi till att våra kunder kommer igång med sitt nya system?
När våra kunder ska komma igång med sitt nya Parking Management System går de igenom en onboarding-process tillsammans med oss. Om vårt Parking Management System Park46 är hjärtat i den digitala förvaltningen är onboardingen själva processen som faktiskt digitaliserar parkeringsförvaltningen. Hos oss på Mobility46 är det Josefina som leder onboardingen för alla våra kunder. Josefina och hennes team är med andra ord de som ser till att våra kunder kommer igång med sin digitaliseringsresa så fort och effektivt som möjligt.
Josefina har tidigare jobbat med utbildning i flera olika former tidigare (bland annat på Bosön med kostlära) och kommer senast från Karolinska där hon arbetat i en forskningshub med teknisk inriktning.
“Målet med hela onboardingen är att vi ska lära våra kunder både hur systemet fungerar men också hur de ska arbeta på bästa sätt”
Vad är din roll hos Mobility46, Josefina?
Min titel är Head of Implementation and Customer Success, vilket innebär att jag ansvarar för att våra kunders onboardingprocesser sker effektivt och kvalitativt. Utöver att arbeta operativt med själva implementeringen utvecklar jag kontinuerligt våra processer och metoder för att allt ska flyta på så smidigt som möjligt för våra kunder.
Varför är det viktigt med en onboardingprocess?
Att börja arbeta med vårt Parking Management System Park46 innebär ett annat arbetssätt än vad kunderna är vana vid. Exempelvis kommer många av våra kunder från en vardag där de har många återkommande dialoger med hyresgästerna om allt från avtal till överenskommelser. I och med att de börjar jobba med Park46 kommer hyresgästerna själva kunna hantera den typen av frågor digitalt. Det innebär att våra kunder behöva förändra sina arbetsprocesser för att till fullo nyttja fördelarna med systemet. Det är därför onboardingen är så viktig, för att hjälpa våra kunder att på bästa utveckla sina arbetsprocesser.
Hur går det till, i stora drag, att komma igång med Park46?
Alla kunder har olika förutsättningar men processen är tydlig och många delar är standardiserade för att allt ska flyta på så smidigt som möjligt. Det första vi gör är att inventera allt från faktiska parkeringsplatser till pågående avtal och digitaliserar den informationen. När det är klart kan våra kunder börja använda systemet. I ett första skede handlar det om att kommunicera med befintliga kunder om hur det fungerar och att samtidigt få igång grundläggande funktioner så som kö-hantering och avisering. Allt eftersom bygger vi på med fler steg och funktioner för att till slut nå våra kunders målbild.
Syftet med hela onboardingen är att vi ska lära våra kunder både hur systemet fungerar men också hur de ska arbeta på bästa sätt. Det innebär att vi finns där mycket i början och coachar dem för att på sikt låta de själva ta kontrollen och använda oss som ett stöd vid behov.
Hela processen är indelad i tre stycken faser och omfattningen varierar beroende på hur många hyresgäster och parkeringsplatser det finns.
Steg ett är uppstart och handlar generellt om att samla in och strukturera all data.
Steg två innebär att vi sätter upp systemet och skapar en digital avbild av alla parkeringsytor. Den avbilden är sedan en viktig komponent i att kunna erbjuda olika typer av parkering för olika hyresgäster.
Det sista steget är själva driftsättningen och där börjar vi med att informera hyresgästerna om de kommande förändringarna för att sedan komma igång skarpt med den nya digitala parkeringsförvaltningen.
Vad är kundernas reaktioner på den digitala parkeringsförvaltningen när de får se systemet implementerat i den egna organisationen?
Många går från en väldigt analog miljö där parkeringsförvaltningen ofta hanterats i exempelvis Excel. Därför är det många positiva reaktioner när de får börja använda systemet, kopplat till effektivitet och kontroll. Helt plötsligt har de en överblick som de inte haft förut. De ser allt från parkeringsplatser till kö-listor och avtal. En annan vanligt förekommande positiv reaktion är enkelheten i att justera avtalen. Just avtal är en process som traditionellt sett har varit ganska komplex med mycket dialog fram och tillbaka med hyresgästerna. I och med Park46 blir hela avtalshanteringen till stor del automatiserad och sker på en bråkdel av tiden det tog tidigare.
För att summera onboardingen så handlar det om ett antal konkreta steg:
Samla in all data
Skapa en digital avbild
Förfina de interna arbetsprocesserna för att nyttja systemet till fullo
Rulla ut systemet i skarpt läge och börja nyttja det för att effektivisera parkeringsförvaltningen steg för steg
Svårare än så är det inte att digitalisera parkeringsförvaltningen, öka driftnettot, förse hyresgästerna med en smidig lösning och förbereda för att kunna erbjuda fler mobilitetslösningar som exempelvis elbilsladdning!
Connecta med Josefina på Linkedin!